1. Introduction and Scope

1.1  Agensi Pekerjaan Eternity Sdn Bhd (Company No. 202401030424 (1576273-D)) ("Eternity", "we", "us" or "our") operates recruitment and related services, including through www.eternity-recruitment.com and other websites, systems and recruitment platforms operated by or for us (collectively, the "Platform").

1.2  This Privacy Policy / Personal Data Protection Notice ("Notice") explains how we collect, use, store, disclose, transfer and otherwise process personal data in connection with our recruitment services and Platform. It applies to candidates and job seekers ("Candidates"), persons identified by us as potential Candidates, clients and prospective employers ("Employers"), employer representatives, website or Platform users, referees and other individuals whose personal data is processed by us.

1.3  We process personal data in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 [Act 709] ("PDPA"), as amended from time to time, and applicable regulations, standards, codes and guidelines.

2. Personal Data We May Collect

2.1  Depending on your relationship and interaction with us, we may collect and process personal data including:

1. a) identification and profile information, such as name, photograph, date of birth, age, gender, nationality and identification details where reasonably required;
2. b) contact information, such as telephone number, email address, messaging-app details and mailing or residential address;
3. c) recruitment and professional information, such as CV/resume, employment history, job titles, experience, skills, professional memberships, licences, certifications, references and work eligibility;
4. d) education and qualification information, including institutions attended, qualifications, transcripts, training and certifications;
5. e) job and remuneration preferences, including current or previous remuneration where lawfully provided, expected salary, notice period, availability, preferred roles, industries and locations;
6. f) application, assessment and recruitment information, including roles applied for or discussed, interview notes, assessment results, recruiter notes, shortlisting and matching information;
7. g) communications and interaction data, including emails, forms, messages, support enquiries and notes of telephone or other communications;
8. h) account, Platform and technical data, including username, login records, profile settings, applications, IP address, device/browser information, cookies and usage logs;
9. i) Employer and business contact information, including company details, job requirements, representative contact details, billing and account information; and
10. j) other information voluntarily provided by you or lawfully obtained by us that is reasonably relevant to our recruitment, Platform, verification, legal or operational purposes.

3. Sources of Personal Data

3.1  We may obtain personal data directly from you when you create an account, upload or send a CV, complete a form, apply for a role, contact us, respond to a recruiter, attend an interview or assessment, use our Platform, or otherwise deal with us.

3.2  We may also obtain personal data from third-party or external sources where lawful and consistent with applicable contractual terms, including:

1. a) job boards, online recruitment portals, candidate databases and applicant-tracking systems to which we have authorised access;
2. b) professional networking websites and services, including LinkedIn and similar platforms;
3. c) publicly accessible professional profiles, company websites, professional directories and other lawful public sources;
4. d) referrals, recruiters, recruitment partners, business partners, Employers, previous or current employers, referees, educational institutions and professional bodies;
5. e) our subsidiaries, affiliates, related or associated companies and their recruitment platforms (collectively, the "Eternity Group"); and
6. f) service providers that support recruitment, verification, communications, technology or data administration.

3.3  If we obtain your personal data from another source, we may use the available contact details to contact you about relevant recruitment opportunities and to provide you with this Notice. Where consent is required for further processing, disclosure or profile sharing, we will ask you to give an affirmative consent in the manner described in Section 19 before carrying out that processing.

4. Purposes of Processing

4.1  We may process personal data for purposes connected with our recruitment, talent, employment and Platform services, including to:

1. a) create, update and maintain Candidate and Employer records and profiles;
2. b) identify, source, assess, screen, shortlist and match Candidates with current or future employment opportunities;
3. c) contact Candidates about suitable roles, applications, interviews, assessments, offers and recruitment status;
4. d) present, recommend or disclose Candidate information to suitable Employers for recruitment, assessment and hiring purposes;
5. e) operate searchable or accessible Candidate profiles on our Platform and, where authorised, on Eternity Group recruitment platforms;
6. f) facilitate applications, interviews, offers, onboarding, placements, reference or qualification checks and related communications;
7. g) operate, secure, improve and administer our websites, databases, systems and recruitment services;
8. h) provide customer support, manage relationships, perform analytics, quality assurance, audits, fraud prevention and risk management;
9. i) comply with legal, regulatory, licensing, tax, accounting and other requirements, and establish, exercise or defend legal rights; and
10. j) carry out other purposes directly related to the above or otherwise notified to you and permitted by law.

5. Candidate Database and Profiles

5.1  We may maintain a recruitment database containing Candidates sourced directly or through the external sources described in this Notice. We may extract, organise, standardise, summarise or combine information from a CV, professional profile or other lawful source to create or update a Candidate profile.

5.2  A Candidate profile may be used internally by our recruitment team to identify suitable opportunities. Where you have given the required consent, we may also make relevant portions of your Candidate profile searchable or otherwise available to verified Employers through our Platform and/or Eternity Group recruitment platforms.

5.3  Employer-facing profiles may include recruitment-relevant information such as job title, experience, skills, qualifications, industry, preferred role, preferred location and other information reasonably required for matching. We will not ordinarily make identity documents, NRIC/passport numbers, account passwords, bank information, full residential addresses, referee contact details or Sensitive Personal Data generally searchable by Employers.

5.4  Where a platform offers a public profile option, we will take reasonable steps to inform the Candidate and obtain the appropriate choice or consent before enabling public visibility. We may also use masking, access controls or staged disclosure so that more detailed contact or identity information is disclosed only when appropriate for the recruitment process.

6. Sharing within the Eternity Group

6.1  To provide integrated recruitment services and broaden employment opportunities, we may share personal data with members of the Eternity Group and may make authorised Candidate profiles available through websites, databases, portals, applications or other recruitment systems operated by or for members of the Eternity Group ("Group Recruitment Platforms").

6.2  Group sharing may be used to coordinate candidate management, identify suitable opportunities across different recruitment businesses, reduce duplicate records, support cross-border or cross-industry recruitment and operate shared recruitment technology. A Group company may act as a separate data controller or as a processor depending on the role it performs.

6.3  Where the required consent has been given for group profile sharing, we may make the Candidate profile available through participating Group Recruitment Platforms without obtaining fresh consent for each individual platform or Employer, subject to this Notice, the Candidate's stated preferences and applicable law. A Candidate may subsequently request that profile visibility be restricted or deactivated.

7. Disclosure to Employers and Other Parties

7.1  For the purposes described in this Notice, we may disclose personal data to the following persons or classes of persons where reasonably necessary and lawful:

1. a) Clients, prospective Employers and their authorised personnel;
2. b) members of the Eternity Group and operators of Group Recruitment Platforms;
3. c) recruiters, referral partners and recruitment service partners involved in a relevant search or placement;
4. d) background-check, identity, employment, qualification, reference and compliance providers;
5. e) cloud hosting, applicant-tracking, CRM, email, messaging, analytics, cybersecurity, IT support and other service providers acting for us;
6. f) professional advisers, including lawyers, auditors, accountants, insurers and consultants;
7. g) government departments, regulators, licensing authorities, law-enforcement bodies and courts where required or permitted by law; and
8. h) prospective purchasers, investors, merger partners or successor entities in connection with a genuine business transaction, subject to appropriate safeguards.

7.2  Where a Candidate has authorised us to submit or make a profile available to suitable Employers generally for recruitment purposes, we may do so without seeking separate consent for every individual Employer, unless the Candidate has notified us of a more restrictive preference.

8. Sensitive Personal Data, References and Verification

8.1  "Sensitive Personal Data" has the meaning given under the PDPA and may include health or medical information, political opinions, religious beliefs, information relating to offences or alleged offences, biometric data and other categories prescribed by law from time to time.

8.2  We will only process Sensitive Personal Data where relevant and reasonably necessary for a recruitment, verification, legal or compliance purpose and where the requirements of the PDPA are satisfied. Where explicit consent is required, we will obtain and record that explicit consent separately or as part of the relevant collection process.

8.3  We may contact referees, previous employers, educational institutions, professional bodies or verification providers to verify information where relevant and lawful. Where you provide personal data of a referee or other third party, you should ensure that you are authorised to provide it to us where required.

9. Automated Tools and Matching

9.1  We may use search, parsing, classification, recommendation, analytics, artificial intelligence or other automated tools to assist our recruiters in organising information and identifying potentially relevant Candidates or roles. Such tools may consider recruitment-relevant information such as skills, experience, qualifications, location and job preferences.

9.2  Automated outputs are used as recruitment support tools and may be reviewed, supplemented or overridden by our personnel. Where specific legal requirements apply to an automated processing activity, we will take reasonable steps to comply with those requirements.

10. Cross-Border Transfers

10.1  Our recruitment activities may involve transferring or making personal data accessible outside Malaysia, including where an Employer, Eternity Group company, service provider, cloud system or recruitment platform is located or hosted overseas.

10.2  Where personal data is transferred outside Malaysia, we will take reasonable steps to comply with the PDPA and applicable cross-border transfer requirements, which may include assessing the destination, using appropriate contractual or organisational safeguards, or obtaining consent where required.

11. Marketing and Recruitment Communications

11.1  Communications about a Candidate's current application, a role discussed with the Candidate, account administration, security or other requested recruitment services are service or recruitment communications.

11.2  We may also send job alerts, career content, newsletters, events or promotional communications where permitted by law and, where required, with consent. You may opt out of marketing communications at any time. Opting out of marketing does not necessarily stop recruitment or service communications that you have requested or that are otherwise permitted by law.

12. Retention

12.1  We retain personal data only for as long as reasonably necessary for the purposes for which it was collected or further processed, or as required or permitted by law. Retention periods may vary according to the nature of the record, our relationship with you, legal requirements and potential claims.

12.2  As a general operational guideline, we may retain Candidate records for up to five (5) years after the Candidate's last meaningful interaction, application or profile update, and records relating to placements, contracts, invoices, compliance or disputes for up to seven (7) years or such longer period as required or permitted by law.

12.3  When personal data is no longer required, we will take reasonable steps to securely delete, destroy, anonymise or remove it from active use, subject to lawful backup cycles, legal holds and technical limitations.

13. Security and Personal Data Breaches

13.1  We implement reasonable technical and organisational safeguards appropriate to the nature of the personal data and the risks of processing. Measures may include access controls, authentication, encryption where appropriate, system monitoring, security testing, staff training, confidentiality obligations and vendor controls.

13.2  If a personal data breach occurs, we will investigate, contain and assess the incident and will notify the Personal Data Protection Commissioner and/or affected data subjects within the periods and circumstances required by applicable law.

13.3  Employers and other authorised Platform users are expected to protect Candidate data accessed through our services and to use it only for authorised recruitment purposes. We may restrict or terminate access where misuse or unauthorised disclosure is suspected.

14. Your Rights and Choices

14.1  Subject to the PDPA and applicable exceptions, you may request access to or correction of your personal data, withdraw consent where processing is based on consent, request that we cease direct marketing, change available profile-visibility settings, and make other requests or complaints provided for under applicable law.

14.2  Withdrawal of consent operates prospectively and may affect our ability to provide recruitment services, maintain a searchable profile or continue a particular application. It does not affect processing already lawfully carried out or processing that remains permitted or required by law.

14.3  For security, we may take reasonable steps to verify your identity and authority before acting on a request. Requests may be made using the contact details in Section 18.

15. Cookies and Third-Party Platforms

15.1  Our websites and Platform may use cookies, analytics tools and similar technologies to keep users signed in, remember preferences, operate security functions, understand usage and improve our services. Where required, we will provide appropriate cookie controls or obtain consent for non-essential cookies.

15.2  Our services may contain links to or integrate with third-party job boards, social media, Employer career sites, assessment tools or other services. Those third parties may process personal data under their own terms and privacy notices. Once personal data obtained through a third-party source comes under our control, our processing is governed by this Notice, subject to applicable law and any contractual restrictions of the source platform.

16. Children and Minors

16.1  Our recruitment services are generally intended for persons who are legally able to seek employment. If we knowingly process personal data of a person under eighteen (18), we will take reasonable steps to comply with any applicable consent or other legal requirements.

17. Changes to this Notice

17.1  We may update this Notice from time to time to reflect changes in law, regulatory guidance, technology, our services, Group Recruitment Platforms or our processing practices. The latest version will state its effective or updated date and will be made available on our Platform or otherwise provided to you where appropriate.

17.2  If a change materially expands the purposes of processing, classes of recipients or profile-sharing arrangements, we will provide further notice and obtain additional consent where required by law.

18. Contact and Data Protection Officer

18.1  Questions, requests, withdrawals of consent, profile-visibility requests or complaints regarding personal data may be directed to:

19. Consent and Acknowledgement

19.1  Where consent is required, you may give consent electronically or in writing. This may include ticking an unchecked consent box linked to this Notice on our Platform or an online form (including a Google Form), clicking an electronic acceptance mechanism, signing a form, or sending a clear affirmative reply by email, WhatsApp or other written communication (for example, "I agree" or words to similar effect). We may retain a record of the consent event, including the wording or version presented, the date and time, the method used and information identifying the person who gave the consent.

19.2  For a Candidate whose personal data was obtained from a job board, LinkedIn, referral or other external source, we may send the Candidate a link or copy of this Notice and request an affirmative response. Where consent is required, mere receipt of the Notice, silence or failure to respond will not by itself be treated as consent.

19.3  By giving an affirmative consent to this Notice in response to our request, a Candidate authorises us, to the extent permitted by law, to process the Candidate's personal data for the recruitment purposes described in this Notice, disclose relevant Candidate information to suitable Employers, and make the Candidate profile available through our Platform and participating Group Recruitment Platforms, subject to the safeguards, visibility controls and withdrawal rights described in this Notice. Unless the Candidate tells us otherwise, separate consent need not be obtained for each individual Employer or participating Group Recruitment Platform covered by these purposes.

19.4  By giving an affirmative consent or acceptance as an Employer, Employer representative or other Platform user, you acknowledge this Notice and consent, where consent is the applicable basis, to the processing of your personal data for account administration, recruitment services, communications, security, billing, legal and operational purposes described in this Notice.

19.5  Where explicit consent is legally required for Sensitive Personal Data, or where a separate consent is required for a materially different purpose, we may obtain a separate or additional consent notwithstanding any general acceptance of this Notice. You may withdraw consent prospectively by contacting us, subject to the consequences and lawful processing described above.

1. Pengenalan dan Skop

1.1  Agensi Pekerjaan Eternity Sdn Bhd (Syarikat No. 202401030424 (1576273-D)) ("Eternity", "kami", "kami" atau "milik kami") mengendalikan perkhidmatan pengambilan dan perkhidmatan berkaitan, termasuk melalui laman web www.eternity-recruitment.com dan lain, sistem dan platform pengambilan yang dikendalikan oleh atau untuk kami (secara kolektif, "Platform").

1.2  Dasar Privasi / Notis Perlindungan Data Peribadi ("Notis") ini menerangkan bagaimana kami mengumpul, menggunakan, menyimpan, mendedahkan, memindahkan dan memproses data peribadi berkaitan dengan perkhidmatan pengambilan dan Platform kami. Ia terpakai kepada calon dan pencari kerja ("Calon"), individu yang dikenal pasti oleh kami sebagai Calon Berpotensi, pelanggan dan bakal majikan ("Majikan"), wakil majikan, pengguna laman web atau Platform, penilai dan individu lain yang data peribadinya diproses oleh kami.

1.3  Kami memproses data peribadi mengikut Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 [Akta 709] ("PDPA"), seperti yang dipinda dari semasa ke semasa, serta peraturan, piawaian, kod dan garis panduan yang berkenaan.

2. Data Peribadi yang Mungkin Kami Kumpul

2.1  Bergantung pada hubungan dan interaksi anda dengan kami, kami mungkin mengumpul dan memproses data peribadi termasuk:

1. a) maklumat pengenalan dan profil, seperti nama, gambar, tarikh lahir, umur, jantina, kewarganegaraan dan butiran pengenalan jika diperlukan secara munasabah;
2. b) maklumat hubungan, seperti nombor telefon, alamat emel, butiran aplikasi pesanan dan alamat surat-menyurat atau kediaman;
3. c) maklumat pengambilan dan profesional, seperti CV/resume, sejarah pekerjaan, tajuk kerja, pengalaman, kemahiran, keahlian profesional, lesen, sijil, rujukan dan kelayakan kerja;
4. d) maklumat pendidikan dan kelayakan, termasuk institusi yang dihadiri, kelayakan, transkrip, latihan dan pensijilan;
5. e) keutamaan pekerjaan dan imbuhan, termasuk imbuhan semasa atau sebelumnya jika diberikan secara sah, gaji yang dijangka, tempoh notis, ketersediaan, peranan pilihan, industri dan lokasi;
6. f) maklumat permohonan, penilaian dan pengambilan, termasuk peranan yang dipohon atau dibincangkan, nota temuduga, keputusan penilaian, nota perekrut, maklumat senarai pendek dan padanan;
7. g) data komunikasi dan interaksi, termasuk emel, borang, mesej, pertanyaan sokongan dan nota komunikasi telefon atau lain-lain;
8. h) akaun, data Platform dan teknikal, termasuk nama pengguna, rekod log masuk, tetapan profil, aplikasi, alamat IP, maklumat peranti/pelayar, kuki dan log penggunaan;
9. i) Maklumat hubungan majikan dan perniagaan, termasuk butiran syarikat, keperluan kerja, butiran wakil, maklumat pengebilan dan akaun; dan
10. j) maklumat lain yang disediakan secara sukarela oleh anda atau diperoleh secara sah oleh kami yang munasabah relevan dengan tujuan pengambilan, Platform, pengesahan, undang-undang atau operasi kami.

3. Sumber Data Peribadi

3.1  Kami mungkin memperoleh data peribadi secara langsung daripada anda apabila anda mencipta akaun, memuat naik atau menghantar CV, melengkapkan borang, memohon jawatan, menghubungi kami, memberi respons kepada perekrut, menghadiri temuduga atau penilaian, menggunakan Platform kami, atau berurusan dengan kami dengan cara lain.

3.2  Kami juga mungkin memperoleh data peribadi daripada pihak ketiga atau sumber luaran jika sah dan selaras dengan terma kontrak yang berkenaan, termasuk:

1. a) papan kerja, portal pengambilan dalam talian, pangkalan data calon dan sistem penjejakan pemohon yang kami akses secara sah;
2. b) laman web dan perkhidmatan rangkaian profesional, termasuk LinkedIn dan platform serupa;
3. c) profil profesional yang boleh diakses oleh orang awam, laman web syarikat, direktori profesional dan sumber awam sah lain;
4. d) rujukan, perekrut, rakan pengambilan, rakan perniagaan, majikan, majikan terdahulu atau semasa, penilai, institusi pendidikan dan badan profesional;
5. e) anak syarikat, afiliasi, syarikat berkaitan atau berkaitan kami dan platform pengambilan mereka (secara kolektif, "Eternity Group"); dan
6. f) penyedia perkhidmatan yang menyokong pengambilan pekerja, pengesahan, komunikasi, teknologi atau pentadbiran data.

3.3  Jika kami memperoleh data peribadi anda daripada sumber lain, kami mungkin menggunakan butiran hubungan yang tersedia untuk menghubungi anda mengenai peluang pengambilan yang relevan dan untuk memberikan anda Notis ini. Jika persetujuan diperlukan untuk pemprosesan, pendedahan atau perkongsian profil selanjutnya, kami akan meminta anda memberikan persetujuan afirmatif seperti yang diterangkan dalam Seksyen 19 sebelum melaksanakan pemprosesan tersebut.

4. Tujuan Pemprosesan

4.1  Kami mungkin memproses data peribadi untuk tujuan yang berkaitan dengan perkhidmatan pengambilan, bakat, pekerjaan dan Platform kami, termasuk untuk:

1. a) mencipta, mengemas kini dan menyelenggara rekod serta profil Calon dan Majikan;
2. b) mengenal pasti, mencari, menilai, menapis, menyenarai pendek dan memadankan Calon dengan peluang pekerjaan semasa atau masa depan;
3. c) hubungi Calon mengenai peranan yang sesuai, permohonan, temuduga, penilaian, tawaran dan status pengambilan;
4. d) mengemukakan, mengesyorkan atau mendedahkan maklumat Calon kepada Majikan yang sesuai untuk tujuan pengambilan, penilaian dan pengambilan pekerja;
5. e) mengendalikan profil Calon yang boleh dicari atau boleh diakses di Platform kami dan, jika dibenarkan, di platform pengambilan Eternity Group;
6. f) memudahkan permohonan, temuduga, tawaran, onboarding, penempatan, pemeriksaan rujukan atau kelayakan dan komunikasi berkaitan;
7. g) mengendalikan, mengamankan, memperbaiki dan mentadbir laman web, pangkalan data, sistem dan perkhidmatan pengambilan kami;
8. h) menyediakan sokongan pelanggan, mengurus hubungan, melakukan analitik, jaminan kualiti, audit, pencegahan penipuan dan pengurusan risiko;
9. i) mematuhi keperluan undang-undang, peraturan, pelesenan, cukai, perakaunan dan lain-lain, serta menubuhkan, melaksanakan atau mempertahankan hak undang-undang; dan
10. j) melaksanakan tujuan lain yang berkaitan secara langsung dengan perkara di atas atau yang dimaklumkan kepada anda dan dibenarkan oleh undang-undang.

5. Pangkalan Data Calon dan Profil

5.1  Kami mungkin mengekalkan pangkalan data pengambilan yang mengandungi Calon yang diperoleh secara langsung atau melalui sumber luaran yang diterangkan dalam Notis ini. Kami boleh mengekstrak, mengatur, menyeragamkan, merumuskan atau menggabungkan maklumat daripada CV, profil profesional atau sumber sah lain untuk mencipta atau mengemas kini profil Calon.

5.2  Profil Calon mungkin digunakan secara dalaman oleh pasukan pengambilan pekerja kami untuk mengenal pasti peluang yang sesuai. Jika anda telah memberikan persetujuan yang diperlukan, kami juga boleh menjadikan bahagian yang relevan dalam profil Calon anda boleh dicari atau tersedia kepada Majikan yang disahkan melalui Platform kami dan/atau platform pengambilan Kumpulan Eternity.

5.3  Profil yang berhadapan dengan majikan mungkin termasuk maklumat berkaitan pengambilan pekerja seperti gelaran kerja, pengalaman, kemahiran, kelayakan, industri, peranan pilihan, lokasi pilihan dan maklumat lain yang munasabah diperlukan untuk padanan. Kami biasanya tidak akan menyediakan dokumen pengenalan, nombor NRIC/pasport, kata laluan akaun, maklumat bank, alamat kediaman penuh, butiran hubungan penilai atau Data Peribadi Sensitif yang boleh dicari secara umum oleh majikan.

5.4  Jika platform menawarkan pilihan profil awam, kami akan mengambil langkah munasabah untuk memaklumkan Calon dan mendapatkan pilihan atau persetujuan yang sesuai sebelum membolehkan keterlihatan awam. Kami juga mungkin menggunakan penutup muka, kawalan akses atau pendedahan berperingkat supaya maklumat hubungan atau identiti yang lebih terperinci hanya didedahkan apabila sesuai untuk proses pengambilan.

6. Perkongsian dalam Kumpulan Keabadian

6.1  Untuk menyediakan perkhidmatan pengambilan pekerja bersepadu dan memperluaskan peluang pekerjaan, kami mungkin berkongsi data peribadi dengan ahli Kumpulan Eternity dan boleh menyediakan profil Calon yang dibenarkan melalui laman web, pangkalan data, portal, permohonan atau sistem pengambilan lain yang dikendalikan oleh atau untuk ahli Kumpulan Eternity ("Platform Pengambilan Kumpulan").

6.2  Perkongsian kumpulan boleh digunakan untuk menyelaraskan pengurusan calon, mengenal pasti peluang yang sesuai merentasi pelbagai perniagaan pengambilan pekerja, mengurangkan rekod pendua, menyokong pengambilan rentas sempadan atau merentas industri dan mengendalikan teknologi pengambilan bersama. Syarikat Kumpulan boleh bertindak sebagai pengawal data berasingan atau pemproses bergantung pada peranan yang dijalankan.

6.3  Jika persetujuan yang diperlukan telah diberikan untuk perkongsian profil kumpulan, kami boleh menyediakan profil Calon melalui Platform Pengambilan Kumpulan yang mengambil bahagian tanpa mendapatkan persetujuan baru untuk setiap platform atau Majikan individu, tertakluk kepada Notis ini, keutamaan yang dinyatakan oleh Calon dan undang-undang yang berkenaan. Calon boleh kemudian meminta agar keterlihatan profil dihadkan atau dinyahaktifkan.

7. Pendedahan kepada Majikan dan Pihak Lain

7.1  Untuk tujuan yang diterangkan dalam Notis ini, kami mungkin mendedahkan data peribadi kepada individu atau kelas individu berikut apabila munasabah perlu dan sah:

1. a) Pelanggan, bakal Majikan dan kakitangan yang diberi kuasa;
2. b) ahli Kumpulan Eternity dan pengendali Platform Pengambilan Kumpulan;
3. c) perekrut, rakan rujukan dan rakan perkhidmatan pengambilan yang terlibat dalam pencarian atau penempatan yang berkaitan;
4. d) penyedia pemeriksaan latar belakang, identiti, pekerjaan, kelayakan, rujukan dan pematuhan;
5. e) penyedia hosting awan, penjejakan pemohon, CRM, emel, pemesejan, analitik, keselamatan siber, sokongan IT dan penyedia perkhidmatan lain yang bertindak bagi pihak kami;
6. f) penasihat profesional, termasuk peguam, juruaudit, akauntan, penanggung insurans dan perunding;
7. g) jabatan kerajaan, pengawal selia, pihak berkuasa pelesenan, badan penguatkuasaan undang-undang dan mahkamah di mana dikehendaki atau dibenarkan oleh undang-undang; dan
8. h) bakal pembeli, pelabur, rakan kongsi penggabungan atau entiti pengganti berkaitan dengan transaksi perniagaan sebenar, tertakluk kepada perlindungan yang sesuai.

7.2  Apabila Calon telah membenarkan kami untuk menghantar atau menyediakan profil kepada Majikan yang sesuai secara amnya untuk tujuan pengambilan, kami boleh berbuat demikian tanpa meminta persetujuan berasingan untuk setiap Majikan individu, kecuali Calon telah memberitahu kami tentang keutamaan yang lebih ketat.

8. Data Peribadi Sensitif, Rujukan dan Pengesahan

8.1  "Data Peribadi Sensitif" mempunyai maksud yang diberikan di bawah PDPA dan boleh merangkumi maklumat kesihatan atau perubatan, pendapat politik, kepercayaan agama, maklumat berkaitan kesalahan atau dakwaan kesalahan, data biometrik dan kategori lain yang ditetapkan oleh undang-undang dari semasa ke semasa.

8.2  Kami hanya akan memproses Data Peribadi Sensitif apabila relevan dan munasabah diperlukan untuk tujuan pengambilan, pengesahan, undang-undang atau pematuhan serta apabila keperluan PDPA dipenuhi. Apabila persetujuan jelas diperlukan, kami akan mendapatkan dan merekodkan persetujuan jelas tersebut secara berasingan atau sebagai sebahagian daripada proses pengumpulan yang berkaitan.

8.3  Kami mungkin menghubungi penilai, majikan terdahulu, institusi pendidikan, badan profesional atau penyedia pengesahan untuk mengesahkan maklumat di mana relevan dan sah. Jika anda memberikan data peribadi penilai atau pihak ketiga lain, anda harus memastikan bahawa anda diberi kuasa untuk memberikannya kepada kami jika diperlukan.

9. Alat Automatik dan Padanan

9.1  Kami mungkin menggunakan carian, penghuraian, pengelasan, cadangan, analitik, kecerdasan buatan atau alat automatik lain untuk membantu perekrut kami mengatur maklumat dan mengenal pasti Calon atau peranan yang berpotensi. Alat tersebut mungkin mengambil kira maklumat berkaitan pengambilan seperti kemahiran, pengalaman, kelayakan, lokasi dan keutamaan pekerjaan.

9.2  Output automatik digunakan sebagai alat sokongan pengambilan dan mungkin disemak, ditambah atau diketepikan oleh kakitangan kami. Apabila keperluan undang-undang khusus dikenakan kepada aktiviti pemprosesan automatik, kami akan mengambil langkah munasabah untuk mematuhi keperluan tersebut.

10. Pemindahan Rentas Sempadan

10.1  Aktiviti pengambilan kami mungkin melibatkan pemindahan atau menjadikan data peribadi boleh diakses di luar Malaysia, termasuk di mana Majikan, syarikat Kumpulan Eternity, penyedia perkhidmatan, sistem awan atau platform pengambilan pekerja terletak atau dihoskan di luar negara.

10.2  Apabila data peribadi dipindahkan ke luar Malaysia, kami akan mengambil langkah munasabah untuk mematuhi PDPA dan keperluan pemindahan rentas sempadan yang berkenaan, yang mungkin termasuk menilai destinasi, menggunakan perlindungan kontrak atau organisasi yang sesuai, atau mendapatkan persetujuan jika diperlukan.

11. Komunikasi Pemasaran dan Pengambilan

11.1  Komunikasi mengenai permohonan semasa Calon, peranan yang dibincangkan dengan Calon, pentadbiran akaun, keselamatan atau perkhidmatan pengambilan lain yang diminta adalah komunikasi perkhidmatan atau pengambilan.

11.2  Kami juga boleh menghantar amaran pekerjaan, kandungan kerjaya, surat berita, acara atau komunikasi promosi di mana dibenarkan oleh undang-undang dan, jika diperlukan, dengan persetujuan. Anda boleh memilih untuk tidak menyertai komunikasi pemasaran pada bila-bila masa. Memilih untuk tidak menyertai pemasaran tidak semestinya menghalang pengambilan pekerja atau komunikasi perkhidmatan yang anda minta atau yang dibenarkan oleh undang-undang.

12. Pengekalan

12.1  Kami menyimpan data peribadi hanya selama tempoh yang munasabah diperlukan untuk tujuan ia dikumpul atau diproses lanjut, atau seperti yang dikehendaki atau dibenarkan oleh undang-undang. Tempoh penyimpanan mungkin berbeza mengikut sifat rekod, hubungan kami dengan anda, keperluan undang-undang dan tuntutan yang berpotensi.

12.2  Sebagai garis panduan operasi umum, kami boleh menyimpan rekod Calon sehingga lima (5) tahun selepas interaksi bermakna terakhir, kemas kini permohonan atau profil Calon, serta rekod berkaitan penempatan, kontrak, invois, pematuhan atau pertikaian sehingga tujuh (7) tahun atau tempoh yang lebih lama seperti yang dikehendaki atau dibenarkan oleh undang-undang.

12.3  Apabila data peribadi tidak lagi diperlukan, kami akan mengambil langkah munasabah untuk memadam, memusnahkan, menganonimkan atau mengeluarkannya daripada penggunaan aktif dengan selamat, tertakluk kepada kitaran sandaran yang sah, penahanan undang-undang dan had teknikal.

13. Pelanggaran Keselamatan dan Data Peribadi

13.1  Kami melaksanakan langkah keselamatan teknikal dan organisasi yang munasabah yang sesuai dengan sifat data peribadi dan risiko pemprosesan. Langkah-langkah mungkin termasuk kawalan akses, pengesahan, penyulitan jika sesuai, pemantauan sistem, ujian keselamatan, latihan kakitangan, kewajipan kerahsiaan dan kawalan vendor.

13.2  Jika berlaku pelanggaran data peribadi, kami akan menyiasat, mengawal dan menilai insiden tersebut serta akan memaklumkan Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi dan/atau subjek data yang terjejas dalam tempoh dan keadaan yang diperlukan oleh undang-undang yang berkenaan.

13.3  Majikan dan pengguna Platform yang dibenarkan dijangka melindungi data Calon yang diakses melalui perkhidmatan kami dan menggunakannya hanya untuk tujuan pengambilan yang dibenarkan. Kami boleh mengehadkan atau menamatkan akses apabila penyalahgunaan atau pendedahan tanpa kebenaran disyaki.

14. Hak dan Pilihan Anda

14.1  Tertakluk kepada PDPA dan pengecualian yang berkenaan, anda boleh meminta akses atau pembetulan data peribadi anda, menarik balik persetujuan jika pemprosesan berdasarkan persetujuan, meminta kami menghentikan pemasaran langsung, mengubah tetapan keterlihatan profil yang tersedia, dan membuat permintaan atau aduan lain yang diperuntukkan di bawah undang-undang yang berkuat kuasa.

14.2  Penarikan balik persetujuan berlaku secara prospektif dan mungkin menjejaskan keupayaan kami untuk menyediakan perkhidmatan pengambilan, mengekalkan profil yang boleh dicari atau meneruskan permohonan tertentu. Ia tidak menjejaskan pemprosesan yang telah dijalankan secara sah atau pemprosesan yang masih dibenarkan atau dikehendaki oleh undang-undang.

14.3  Untuk keselamatan, kami mungkin mengambil langkah munasabah untuk mengesahkan identiti dan kuasa anda sebelum bertindak atas permintaan. Permintaan boleh dibuat menggunakan butiran hubungan dalam Seksyen 18.

15. Kuki dan Platform Pihak Ketiga

15.1  Laman web dan Platform kami mungkin menggunakan kuki, alat analitik dan teknologi serupa untuk memastikan pengguna log masuk, mengingati keutamaan, mengendalikan fungsi keselamatan, memahami penggunaan dan memperbaiki perkhidmatan kami. Jika diperlukan, kami akan menyediakan kawalan kuki yang sesuai atau mendapatkan persetujuan untuk kuki yang tidak penting.

15.2  Perkhidmatan kami mungkin mengandungi pautan ke atau berintegrasi dengan papan kerja pihak ketiga, media sosial, laman kerjaya majikan, alat penilaian atau perkhidmatan lain. Pihak ketiga tersebut mungkin memproses data peribadi di bawah terma dan notis privasi mereka sendiri. Setelah data peribadi yang diperoleh melalui sumber pihak ketiga berada di bawah kawalan kami, pemprosesan kami tertakluk kepada Notis ini, tertakluk kepada undang-undang yang terpakai dan sebarang sekatan kontrak platform sumber.

16. Kanak-kanak dan Bawah Umur

16.1  Perkhidmatan pengambilan pekerja kami biasanya ditujukan kepada individu yang sah untuk mencari pekerjaan. Jika kami dengan sengaja memproses data peribadi seseorang di bawah umur lapan belas (18), kami akan mengambil langkah munasabah untuk mematuhi sebarang persetujuan yang berkenaan atau keperluan undang-undang lain.

17. Perubahan kepada Notis ini

17.1  Kami mungkin mengemas kini Notis ini dari semasa ke semasa untuk mencerminkan perubahan dalam undang-undang, panduan peraturan, teknologi, perkhidmatan kami, Platform Pengambilan Kumpulan atau amalan pemprosesan kami. Versi terkini akan menyatakan tarikh berkuat kuasa atau dikemas kini dan akan disediakan di Platform kami atau disediakan kepada anda jika sesuai.

17.2  Jika perubahan itu memperluaskan tujuan pemprosesan, kelas penerima atau pengaturan perkongsian profil secara ketara, kami akan memberikan notis lanjut dan mendapatkan persetujuan tambahan apabila dikehendaki oleh undang-undang.

18. Pegawai Hubungan dan Perlindungan Data

18.1  Soalan, permintaan, penarikan balik persetujuan, permintaan keterlihatan profil atau aduan berkaitan data peribadi boleh ditujukan kepada:

19. Persetujuan dan Pengiktirafan

19.1  Jika persetujuan diperlukan, anda boleh memberikan persetujuan secara elektronik atau bertulis. Ini mungkin termasuk menandakan kotak persetujuan yang tidak ditandakan yang dipautkan kepada Notis ini di Platform kami atau borang dalam talian (termasuk Borang Google), mengklik mekanisme penerimaan elektronik, menandatangani borang, atau menghantar balasan afirmatif yang jelas melalui emel, WhatsApp atau komunikasi bertulis lain (contohnya, "Saya setuju" atau perkataan yang serupa). Kami mungkin menyimpan rekod peristiwa persetujuan, termasuk perkataan atau versi yang dibentangkan, tarikh dan masa, kaedah yang digunakan dan maklumat yang mengenal pasti individu yang memberikan persetujuan.

19.2  Bagi Calon yang data peribadinya diperoleh daripada papan kerja, LinkedIn, rujukan atau sumber luaran lain, kami boleh menghantar pautan atau salinan Notis ini kepada Calon dan meminta jawapan afirmatif. Jika persetujuan diperlukan, hanya menerima Notis, berdiam diri atau gagal memberi maklum balas tidak akan dianggap sebagai persetujuan.

19.3  Dengan memberikan persetujuan afirmatif kepada Notis ini sebagai tindak balas kepada permintaan kami, Calon membenarkan kami, sejauh yang dibenarkan oleh undang-undang, untuk memproses data peribadi Calon bagi tujuan pengambilan yang diterangkan dalam Notis ini, mendedahkan maklumat Calon yang relevan kepada Majikan yang sesuai, dan menjadikan profil Calon tersedia melalui Platform kami dan Platform Pengambilan Kumpulan yang mengambil bahagian, tertakluk kepada perlindungan, kawalan keterlihatan dan hak penarikan diri yang diterangkan dalam Notis ini. Kecuali Calon memberitahu kami sebaliknya, persetujuan berasingan tidak perlu diperoleh untuk setiap Majikan individu atau Platform Pengambilan Kumpulan yang mengambil bahagian yang diliputi oleh tujuan ini.

19.4  Dengan memberikan persetujuan atau penerimaan secara tegas sebagai Majikan, wakil Majikan atau pengguna Platform lain, anda mengakui Notis ini dan memberi persetujuan, di mana persetujuan adalah asas yang berkenaan, untuk pemprosesan data peribadi anda bagi pentadbiran akaun, perkhidmatan pengambilan, komunikasi, keselamatan, pengebilan, tujuan undang-undang dan operasi yang diterangkan dalam Notis ini.

19.5  Apabila persetujuan jelas diperlukan secara undang-undang untuk Data Peribadi Sensitif, atau apabila persetujuan berasingan diperlukan untuk tujuan yang berbeza secara material, kami boleh mendapatkan persetujuan berasingan atau tambahan walaupun terdapat penerimaan umum terhadap Notis ini. Anda boleh menarik balik persetujuan secara prospektif dengan menghubungi kami, tertakluk kepada akibat dan pemprosesan sah yang diterangkan di atas.