1 简介

Agensi Pekerjaan Eternity Sdn Bhd (Company No. 202401030424 (1576273-D)) ("we", "us", "our", or "the Company") operates the recruitment platform at www.eternity-recruitment.com ("Platform"). We are committed to protecting your personal data in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 ("PDPA") and its amendments, including the Personal Data Protection (Amendment) Act 2024.

This Privacy Policy ("Notice") explains how we collect, use, disclose, store, and protect your personal data when you use our Platform, whether as a job seeker ("Candidate"), employer ("Client"), or website visitor.

By submitting your personal data to us or using our Platform, you consent to the collection, use, and disclosure of your personal data as described in this Notice.

2 Personal Data We Collect

Depending on how you interact with us, we may collect the following categories of personal data, including but not limited to:

2.1 From Candidates

• Identification data: full name, NRIC / passport number, date of birth, gender, nationality, photograph
• Contact data: email address, phone number, mailing address
• Professional data: resume / CV, employment history, salary expectations, education and qualifications, certifications, skills, references
• Job preferences: desired role, industry, location, availability
• Sensitive personal data (only with explicit consent and where relevant): health information for medical roles, religion (where required for certain positions), criminal record disclosures (where legally required)
• Account data: username, password (hashed), login history

2.2 From Clients / Employers

• Company name, business registration number, billing address
• Contact person's name, designation, email, phone number
• Job posting details and recruitment requirements

2.3 Automatically Collected Data

• IP address, browser type, device identifiers, operating system
• Pages visited, time spent on pages, referring URLs
• Cookies and similar tracking technologies (see Section 9)

3 Sources of Personal Data

We collect your personal data from the following sources, including but not limited to:

• Directly from you when you register, upload your CV, apply for jobs, or contact us
• Third-party sources such as job boards, LinkedIn, professional networks (where such information has been made publicly available by you or where disclosure is permitted by applicable law)
• Referees nominated by you when we conduct reference checks
• Your previous or current employers during background verification (with your consent)
• Automated technologies such as cookies and analytics tools

4 Purposes of Processing

We process your personal data for the following purposes:

4.1 Recruitment Services

• Matching Candidates with suitable job opportunities
• Sharing Candidate profiles and CVs with Clients / prospective employers
• Conducting background, reference, and qualification checks
• Communicating regarding interviews, offers, and recruitment status

4.2 Platform Operations

• Creating and managing your account
• Verifying your identity
• Providing customer support and responding to enquiries
• Sending service-related notifications

4.3 Marketing & Communications (with consent)

• Sending job alerts, newsletters, career tips, and promotional content
• You may opt out at any time via unsubscribe links or by contacting us

4.4 Legal & Operational

• Complying with legal, regulatory, and tax obligations
• Preventing fraud, abuse, and security incidents
• Enforcing our Terms of Service
• Internal record-keeping, audit, and business analytics

5 Disclosure of Personal Data

We may disclose your personal data to:

We do not sell your personal data to third parties.

6 Transfer of Data Outside Malaysia

While we are primarily based in Malaysia, we may transfer your personal data outside Malaysia in the following circumstances:

• When matching you with employment opportunities with Client employers located outside Malaysia
• When using cloud-based service providers (e.g., hosting, email, CRM) whose servers may be located overseas
• When engaging international background check or verification providers

Where we transfer your personal data overseas, we will ensure that:

• The receiving country provides an adequate level of data protection comparable to Malaysia's PDPA, or
• Appropriate contractual safeguards are in place (e.g., data processing agreements with standard contractual clauses), or
• You have given your explicit consent to such transfer after being informed of the potential risks

By using our Platform, you acknowledge and consent to such cross-border transfers where necessary for the purposes outlined in this Notice.

7 Your Rights Under PDPA

As a data subject, you have the right to:

• Access — Request a copy of the personal data we hold about you
• Correction — Request correction of inaccurate or incomplete data
• Withdraw consent — Withdraw your consent at any time (note: this may affect our ability to provide services)
• Object to processing — Object to processing for direct marketing purposes
• Data portability — Request transfer of your data to another data user (where applicable and subject to the requirements prescribed under the PDPA and any regulations issued thereunder)
• Limit processing — Request that we limit the processing of your personal data
• Lodge a complaint — File a complaint with the Personal Data Protection Commissioner

To exercise any of these rights, please contact our Data Protection Officer (see Section 11). We will respond within the timeframe prescribed under the PDPA and applicable regulations. A nominal fee may apply for data access requests, as permitted by law.

8 Data Retention

We retain your personal data only for as long as necessary to fulfil the purposes outlined in this Notice or as permitted under applicable law, including:

• Active Candidates: for the duration of your account and up to three (3) years after the Candidate's last interaction or application activity.
• Successfully placed Candidates: up to seven (7) years after placement for tax, audit, and any dispute resolution purposes
• Client records: up to seven (7) years after the end of the business relationship
• Marketing data: until you unsubscribe or withdraw consent

After the retention period, your personal data will be securely deleted or anonymised.

You may request earlier deletion of your account at any time, subject to our legal obligations to retain certain records.

9 Cookies and Tracking

Our Platform uses cookies and similar technologies to:

• Keep you logged in
• Remember your preferences
• Analyse traffic and Platform performance (e.g., Google Analytics)
• Deliver relevant content and advertising

You can manage cookie preferences through your browser settings or our cookie consent banner. Disabling cookies may affect Platform functionality.

10 Security

We implement reasonable technical and organisational measures to protect your personal data, including:

• Encryption of data in transit (HTTPS / TLS)
• Encryption of sensitive data at rest
• Access controls and authentication requirements
• Regular security audits and vulnerability assessments
• Staff training on data protection

However, no system is completely secure. In the event of a personal data breach that is likely to cause significant harm, we will notify the Personal Data Protection Commissioner and affected individuals within 72 hours of becoming aware of the breach, in accordance with the PDPA (Amendment) Act 2024.

11 Data Protection Officer (DPO)

In accordance with the PDPA (Amendment) Act 2024, we have appointed a Data Protection Officer who can be contacted at:

12 Children's Privacy

Our Platform is not intended for individuals under the age of eighteen (18). We do not knowingly collect personal data from minors. If you believe a minor has provided us with personal data, please contact our DPO so we can delete it.

13 Third-Party Links

Our Platform may contain links to third-party websites (e.g., Client career pages, social media). We are not responsible for the privacy practices of these sites. Please review their privacy policies before providing any personal data.

14 Changes to This Notice

We may update this Notice from time to time. Material changes will be notified via:

• Email to registered users
• A prominent notice on our Platform
• Updating the "Last Updated" date above

Your continued use of the Platform after changes constitutes acceptance of the updated Notice.

15 Governing Law

This Notice is governed by the laws of Malaysia. Any disputes shall be subject to the exclusive jurisdiction of the courts of Malaysia.

16 Consent

By submitting your personal data to Agensi Pekerjaan Eternity Sdn Bhd, registering an account, uploading your CV, applying for job opportunities, engaging our recruitment services, or otherwise using our Platform, you acknowledge, confirm, and agree that:

• You have read, understood, and accepted the terms of this Privacy Notice / PDPA Notice;
• You consent to the collection, use, processing, disclosure, transfer, storage, and retention of your personal data by Agensi Pekerjaan Eternity Sdn Bhd for the purposes set out in this Notice;
• Where you provide personal data relating to third parties, including referees, emergency contacts, previous employers, or any other individuals, you confirm that you have obtained their consent and authority to disclose such personal data to us for the relevant purposes;
• You understand that your personal data may be shared with prospective employers, clients, service providers, verification agencies, professional advisers, regulatory authorities, and other relevant parties where necessary for the purposes described in this Notice;
• You understand that you may withdraw your consent at any time by contacting our Data Protection Officer, subject to any legal, contractual, or operational obligations that may require us to continue processing or retaining certain personal data;
• You understand that withdrawal of consent may affect our ability to provide recruitment services, process job applications, match you with suitable opportunities, or maintain your account on our Platform; and
• Where you have separately indicated your agreement to receive marketing communications, job alerts, newsletters, career updates, or promotional content from us, you consent to receiving such communications. You may unsubscribe or withdraw this marketing consent at any time.

For online forms, registrations, CV submissions, or job applications, your consent may be indicated by ticking the relevant consent box, clicking a submission button, signing a form, or continuing to use our Platform after being presented with this Notice.

1 Pengenalan

Agensi Pekerjaan Eternity Sdn Bhd (No. Syarikat 202401030424 (1576273-D)) ("kami" atau "Syarikat") mengendalikan platform pengambilan pekerja di www.eternity-recruitment.com ("Platform"). Kami komited untuk melindungi data peribadi anda selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 ("APDP") dan segala pindaan terhadap APDP tersebut, termasuk Akta Perlindungan Data Peribadi (Pindaan) 2024.

Notis Privasi ini ("Notis") menerangkan cara kami mengumpul, menggunakan, mendedahkan, menyimpan serta melindungi data peribadi anda apabila anda menggunakan Platform kami, sama ada sebagai pencari kerja ("Calon"), majikan ("Klien"), atau pengunjung laman web kami.

Dengan memberikan data peribadi anda kepada kami atau menggunakan Platform kami, anda bersetuju terhadap pengumpulan, penggunaan dan pendedahan data peribadi anda sebagaimana yang dinyatakan dalam Notis ini.

2 Data Peribadi yang Dikumpulkan

Bergantung pada sifat urusan atau interaksi anda dengan kami, kami mungkin mengumpul data peribadi anda termasuk, tetapi tidak terhad kepada, kategori berikut:

2.1 Daripada Calon

• Data Pengenalan: nama penuh, nombor kad pengenalan / pasport, tarikh lahir, jantina, kewarganegaraan, gambar
• Data Perhubungan: alamat e-mel, nombor telefon, alamat surat-menyurat
• Data Profesional: resume / CV, sejarah pekerjaan, jangkaan gaji, pendidikan dan kelayakan, sijil, kemahiran, rujukan
• Keutamaan Pekerjaan: jawatan yang diingini, industri, lokasi, ketersediaan
• Data peribadi sensitif (hanya dengan persetujuan nyata dan eksplisit dan jika berkaitan): maklumat kesihatan bagi jawatan berkaitan perubatan, agama (jika diperlukan bagi jawatan tertentu), pendedahan rekod jenayah (jika dikehendaki oleh undang-undang)
• Data akaun: nama pengguna, kata laluan yang telah disulitkan (hashed), sejarah log masuk

2.2 Daripada Klien / Majikan

• Nama syarikat, nombor pendaftaran perniagaan, alamat pengebilan
• Nama orang untuk dihubungi, jawatan, alamat e-mel, nombor telefon
• Butiran penyenaraian jawatan dan syarat pengambilan pekerja

2.3 Data yang Dikumpulkan Secara Automatik

• Alamat IP, jenis pelayar (browser), pengecam peranti, sistem pengendalian
• Halaman yang dilawati, tempoh masa yang diluangkan di halaman, URL perujuk (referring URLs)
• Kuki dan teknologi penjejakan yang serupa (lihat Seksyen 9)

3 Sumber Data Peribadi

Kami mengumpul data peribadi anda daripada sumber-sumber berikut, termasuk tetapi tidak terhad kepada:

• Secara langsung daripada anda apabila anda mendaftar, memuat naik CV, memohon pekerjaan atau menghubungi kami
• Sumber pihak ketiga seperti papan kerja (job boards), LinkedIn, rangkaian profesional (di mana maklumat tersebut telah anda dedahkan secara umum atau di mana pendedahan dibenarkan di bawah undang-undang yang berkenaan)
• Rujukan (Referees) yang dinamakan oleh anda apabila kami menjalankan semakan rujukan
• Majikan terdahulu atau semasa anda semasa proses pengesahan latar belakang (dengan persetujuan anda)
• Teknologi automatik seperti kuki dan alat analitik

4 Tujuan Pemprosesan

Kami memproses data peribadi anda untuk tujuan-tujuan berikut:

4.1 Perkhidmatan Pengambilan Pekerja

• Memadankan Calon dengan peluang pekerjaan yang sesuai
• Berkongsi profil Calon dan CV dengan Klien / bakal majikan
• Menjalankan semakan latar belakang, rujukan dan kelayakan
• Berkomunikasi berkaitan temu duga, tawaran dan status pengambilan pekerja

4.2 Operasi Platform

• Mewujudkan dan mengurus akaun anda
• Mengesahkan identiti anda
• Menyediakan sokongan pelanggan dan memberi maklum balas terhadap pertanyaan
• Menghantar notifikasi berkaitan perkhidmatan

4.3 Pemasaran & Komunikasi (dengan persetujuan)

• Menghantar makluman pekerjaan, surat berita, tip kerjaya dan bahan promosi
• Anda boleh menarik diri pada bila-bila masa melalui pautan "unsubscribe" atau dengan menghubungi kami

4.4 Undang-Undang & Operasi

• Mematuhi obligasi undang-undang, kawal selia dan percukaian
• Mencegah penipuan, penyalahgunaan dan insiden keselamatan
• Menguatkuasakan Terma Perkhidmatan kami
• Penyimpanan rekod dalaman, audit dan analitik perniagaan

5 Pendedahan Data Peribadi

Kami mungkin mendedahkan data peribadi anda kepada pihak-pihak berikut:

Kami tidak menjual data peribadi anda kepada mana-mana pihak ketiga.

6 Pemindahan Data Luar Malaysia

Walaupun kami beroperasi terutamanya di Malaysia, kami mungkin memindahkan data peribadi anda ke luar Malaysia dalam keadaan-keadaan berikut:

• Apabila memadankan anda dengan peluang pekerjaan bersama majikan klien yang terletak di luar Malaysia
• Apabila menggunakan pembekal perkhidmatan berasaskan awan (contohnya pengehosan, e-mel, CRM) yang pelayannya (server) mungkin berada di luar negara
• Apabila melantik penyedia semakan atau pengesahan latar belakang antarabangsa

Apabila kami memindahkan data peribadi anda ke luar negara, kami akan memastikan bahawa:

• Negara penerima menyediakan tahap perlindungan data yang mencukupi dan setara dengan APDP Malaysia, atau
• Langkah-langkah perlindungan kontraktual yang sesuai dan wajar telah dimeterai (contohnya perjanjian pemprosesan data dengan klausa kontrak standard), atau
• Anda telah memberikan persetujuan nyata anda terhadap pemindahan tersebut selepas dimaklumkan mengenai risiko yang mungkin timbul.

Dengan menggunakan Platform kami, anda mengakui dan bersetuju terhadap pemindahan data rentas sempadan tersebut apabila perlu bagi tujuan yang dinyatakan dalam Notis ini.

7 Hak Anda di bawah APDP

Sebagai subjek data, anda mempunyai hak untuk:

• Akses — Meminta salinan data peribadi yang kami simpan mengenai anda
• Pembetulan — Meminta pembetulan data yang tidak tepat atau tidak lengkap
• Penarikan balik persetujuan — Menarik balik persetujuan anda pada bila-bila masa (nota: ini mungkin menjejaskan keupayaan kami untuk menyediakan perkhidmatan)
• Bantahan terhadap pemprosesan — Membantah pemprosesan data bagi tujuan pemasaran langsung
• Kemudahalihan data — Meminta pemindahan data anda kepada pengguna data lain (di mana berkenaan dan tertakluk kepada kehendak yang ditetapkan di bawah APDP serta mana-mana peraturan berkaitan)
• Had pemprosesan — Meminta kami mengehadkan pemprosesan data peribadi anda
• Mengemukakan aduan — Mengemukakan aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi

Untuk melaksanakan mana-mana hak ini, sila hubungi Pegawai Perlindungan Data kami (lihat Seksyen 11). Kami akan memberi maklum balas dalam tempoh yang ditetapkan di bawah APDP dan peraturan yang berkenaan. Fi nominal mungkin dikenakan bagi permintaan akses data, seperti yang dibenarkan oleh undang-undang.

8 Penyimpanan Data

Kami menyimpan data peribadi anda hanya bagi tempoh yang diperlukan untuk memenuhi tujuan-tujuan yang dinyatakan dalam Notis ini atau sebagaimana yang dibenarkan di bawah undang-undang yang berkenaan, termasuk:

• Calon aktif: sepanjang tempoh akaun anda dan sehingga tiga (3) tahun selepas interaksi terakhir atau aktiviti permohonan oleh Calon
• Calon yang berjaya ditempatkan: sehingga tujuh (7) tahun selepas penempatan bagi tujuan percukaian, audit dan sebarang penyelesaian pertikaian
• Rekod klien: sehingga tujuh (7) tahun selepas tamat hubungan perniagaan
• Data pemasaran: sehingga anda melanggan keluar (unsubscribe) atau menarik balik persetujuan

Selepas tamat tempoh penyimpanan tersebut, data peribadi anda akan dipadamkan dengan selamat atau dianonimkan.

Anda boleh memohon pemadaman akaun anda lebih awal pada bila-bila masa, tertakluk kepada obligasi undang-undang kami untuk menyimpan rekod tertentu.

9 Kuki dan Teknologi Penjejakan

Platform kami menggunakan kuki dan teknologi penjejakan yang serupa untuk:

• Mengekalkan anda dalam keadaan log masuk
• Mengingati pilihan dan keutamaan anda
• Menganalisis trafik dan prestasi Platform (contohnya Google Analytics)
• Menyampaikan kandungan dan pengiklanan yang berkaitan

Anda boleh mengurus keutamaan kuki melalui tetapan pelayar anda atau melalui banner persetujuan kuki kami. Penyahaktifan kuki mungkin menjejaskan fungsi Platform.

10 Keselamatan

Kami melaksanakan langkah-langkah teknikal dan organisasi yang munasabah untuk melindungi data peribadi anda, termasuk:

• Penyulitan data semasa penghantaran (HTTPS / TLS)
• Penyulitan data sensitif semasa penyimpanan
• Kawalan akses dan keperluan pengesahan
• Audit keselamatan berkala dan penilaian kelemahan sistem
• Latihan kakitangan mengenai perlindungan data

Walau bagaimanapun, tiada sistem yang benar-benar selamat sepenuhnya. Sekiranya berlaku pelanggaran data peribadi yang berkemungkinan menyebabkan kerosakan atau mudarat yang ketara, kami akan memaklumkan Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi dan individu yang terjejas dalam tempoh 72 jam selepas mengetahui pelanggaran tersebut, selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi (Pindaan) 2024.

11 Pegawai Perlindungan Data

Selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi (Pindaan) 2024, kami telah melantik seorang Pegawai Perlindungan Data yang boleh dihubungi seperti butiran berikut:

12 Privasi Kanak-Kanak

Platform kami tidak bertujuan untuk individu di bawah umur lapan belas (18) tahun. Kami tidak dengan sengaja mengumpul data peribadi daripada kanak-kanak bawah umur. Jika anda percaya bahawa seorang kanak-kanak bawah umur telah memberikan data peribadi kepada kami, sila hubungi Pegawai Perlindungan Data kami supaya kami dapat memadamkan data tersebut.

13 Pautan Pihak Ketiga

Platform kami mungkin mengandungi pautan ke laman web pihak ketiga (contohnya laman kerjaya Klien, media sosial). Kami tidak bertanggungjawab ke atas amalan privasi laman-laman tersebut. Sila semak dasar privasi mereka sebelum anda memberikan sebarang data peribadi.

14 Perubahan kepada Notis Ini

Kami mungkin mengemas kini Notis ini dari semasa ke semasa. Perubahan material akan dimaklumkan melalui:

• E-mel kepada pengguna berdaftar
• Notis di Platform kami
• Mengemaskini tarikh "Kemaskini Terakhir" di atas

Penggunaan berterusan Platform selepas perubahan tersebut dianggap sebagai penerimaan terhadap Notis yang telah dikemas kini.

15 Undang-Undang

Notis ini tertakluk kepada undang-undang Malaysia. Sebarang pertikaian yang timbul daripadanya hendaklah tertakluk kepada bidang kuasa eksklusif Mahkamah Malaysia.

16 Persetujuan

Dengan memberikan data peribadi anda kepada Agensi Pekerjaan Eternity Sdn Bhd, mendaftar akaun, memuat naik CV, memohon peluang pekerjaan, menggunakan perkhidmatan pengambilan pekerja kami, atau menggunakan Platform kami, anda mengakui, mengesahkan dan bersetuju bahawa:

• Anda telah membaca, memahami dan menerima terma Notis Privasi / Notis APDP ini;
• Anda memberikan persetujuan terhadap pengumpulan, penggunaan, pemprosesan, pendedahan, pemindahan, penyimpanan data peribadi anda oleh Agensi Pekerjaan Eternity Sdn Bhd bagi tujuan-tujuan yang dinyatakan dalam Notis ini;
• Sekiranya anda memberikan data peribadi yang berkaitan dengan pihak ketiga, termasuk rujukan (referees), kenalan kecemasan, majikan terdahulu atau mana-mana individu lain, anda mengesahkan bahawa anda telah memperoleh persetujuan dan kebenaran mereka untuk mendedahkan data peribadi tersebut kepada kami bagi tujuan yang berkaitan;
• Anda memahami bahawa data peribadi anda mungkin didedahkan kepada bakal majikan, klien, pembekal perkhidmatan, agensi pengesahan, penasihat profesional, pihak berkuasa kawal selia, serta pihak-pihak lain yang berkaitan apabila perlu bagi tujuan-tujuan yang dinyatakan dalam Notis ini;
• Anda memahami bahawa anda boleh menarik balik persetujuan anda pada bila-bila masa dengan menghubungi Pegawai Perlindungan Data kami, tertakluk kepada sebarang obligasi undang-undang, kontrak atau operasi yang mungkin memerlukan kami untuk meneruskan pemprosesan atau menyimpan data peribadi tertentu;
• Anda memahami bahawa penarikan balik persetujuan tersebut mungkin menjejaskan keupayaan kami untuk menyediakan perkhidmatan pengambilan pekerja, memproses permohonan pekerjaan, memadankan anda dengan peluang pekerjaan yang sesuai, atau mengurus akaun anda di Platform kami; dan
• Anda memahami bahawa sekiranya anda telah memberikan persetujuan berasingan untuk menerima komunikasi pemasaran, makluman pekerjaan, surat berita, kemas kini kerjaya atau kandungan promosi daripada kami, anda bersetuju untuk menerima komunikasi tersebut. Anda boleh melanggan keluar (unsubscribe) atau menarik balik persetujuan pemasaran tersebut pada bila-bila masa.

Bagi borang dalam talian, pendaftaran, penyerahan CV atau permohonan pekerjaan, persetujuan anda boleh ditunjukkan dengan menandakan kotak persetujuan yang berkaitan, mengklik butang penghantaran, menandatangani borang, atau meneruskan penggunaan Platform kami selepas Notis ini dipaparkan kepada anda.